Cứ mỗi thứ 6-7 hàng tuần là các Quản lý/ Cửa hàng trưởng của chúng ta lại phải căng não, vận hết nội công để tính toán cách sắp xếp, phân công lịch làm của nhân viên sao cho vừa khoa học vừa tối ưu chi phí vận hành. Việc phải cùng lúc cân đối 4 yếu tố bên dưới không khỏi khiến các tân Quản lý bối rối:
1. Phân công được công việc cụ thể cho các bộ phận
2. Tạo không gian làm việc hiệu quả và thoải mái cho nhân viên
3. Bố trí giờ nghỉ giải lao một cách hợp lý & đầy đủ
4. Đảm bảo các đầu công việc được hoàn thành đúng thời hạn

Khó nhằn là thế nhưng nếu các bạn có thể đảm bảo tốt những điều trên trong một ca làm việc thì hiệu quả mang lại sẽ vô cùng bất ngờ:
– Khách hàng có trải nghiệm tốt sẽ tăng khả năng quay lại, doanh thu nhờ đó cũng được gia tăng
– Nhân viên làm việc vui vẻ và thoải má nên độ gắn kết, tinh thần cống hiến cũng cao hơn
– Hiệu suất công việc đạt mức cao, thậm chí là vượt ngoài mong đợi

Vậy làm thế nào để giải quyết bài toán hóc búa này?

Chúng mình đã thay bạn học hỏi & góp nhặt kinh nghiệm thực chiến từ nhiều anh/chị Quản lý kì cựu về chủ đề này và gửi gắm trọn vẹn trong bài viết dưới đây 👇🏻👇🏻

1. Dự đoán giờ công làm việc của tuần/ ngày/ ca dựa trên mục tiêu doanh thu được đề ra từ cấp trên
Để làm tốt bước này, bạn hãy quan sát liên tục quá trình vận hành của cửa hàng theo từng mốc thời gian trong ngày, từ đó rút ra “nhu cầu” về giờ công của cửa hàng ở từng thời điểm tương ứng với lượng khách & đơn hàng. Nhờ vậy bạn sẽ biết cách tối ưu hóa lịch làm của nhân viên để đảm bảo luôn có đủ nhân sự trong các khoảng thời gian bận rộn nhất, và ngược lại.

2. Ngoài yếu tố doanh thu, đừng quên lưu ý về số lượng nhân sự chính thức & bán thời gian trong cửa hàng, lịch nghỉ hàng tuần, nghỉ phép cũng như những nguyện vọng khác của nhân viên
– Cần chắn chắn bạn xếp đủ ngày công & giờ công theo quy định cho các bạn nhân viên chính thức, tiếp đó mới xem xét đưa các bạn Part-time vào các khung thời gian cao điểm trong ca làm việc hoặc những thời điểm cần hỗ trợ khi thiếu nhân viên Full-time.
– Tập trung đẩy doanh thu nhưng cũng đừng bỏ quên nhân viên thân yêu của bạn nhé. Dành sự quan tâm & tôn trọng khi nhân viên có những đề xuất về lịch/ ca làm việc & cố gắng trong khả năng cho phép đáp ứng những nguyện vọng đó sẽ giúp nhân viên luôn cảm thấy thoải mái, tinh thần làm việc hăng hái, chưa kể còn giúp cho mối quan hệ giữa bạn với đội ngũ ngày càng gắn kết, vui vẻ.



3. Triển khai lịch làm việc của tuần/ngày theo ca
– Xác định các công việc cần làm trong tuần & hàng ngày
– Sắp xếp nhân viên ở từng bộ phận thực hiện công việc đúng thế mạnh, chuyên môn của họ
– Giám sát thường xuyên, kịp thời hỗ trợ, hướng dẫn nhằm đảm bảo nhân viên hoàn thành tất cả các công việc được giao
– Hãy ghi nhớ: Khách hàng là yếu tố luôn ưu tiên hàng đầu. Nếu phải lựa chọn giữa các công việc cấp bách cần giải quyết thì các vấn đề liên quan đến khách hàng chắc chắc phải được ưu tiên số 1 – Và đừng quên tuân theo tất cả quy định về Luật Lao động để luôn đảm bảo quyền lợi của nhân viên bạn nhé

4. Luôn có phương án ứng phó trong phân công, điều phối nhân sự để vẫn đạt được mục tiêu doanh thu khi xảy ra những tình huống bất ngờ:
– Lượng khách tăng đột ngột so với dự đoán: nhanh chóng điều động thêm nhân sự để đảm bảo vận hành không bị đứt gãy do thiếu người. Để gọi được nhân viên tới hỗ trợ trong thời gian ngắn, các Quản lý nên chủ động chuẩn bị một danh sách nhân viên dự phòng.
– Nhân viên đi làm trễ hoặc không đi làm đủ giờ: Nên nghiêm túc nhắc nhở & yêu cầu nhân viên tôn trọng lịch làm việc đã được phân công. Trong trường hợp cấp bách có thể cân nhắc thay thế nhân viên khác có giờ làm phù hợp hơn để ca làm không bị khuyết hoặc Quản lý có thể tạm thời đảm nhiệm vị trí đó.
– Công việc của ca trước không được hoàn thành khi hết ca làm việc do nguyên nhân khách quan dẫn tới khối lượng làm việc của ca sau bị tăng lên ngoài kế hoạch: Quản lý linh hoạt đề xuất nhân viên ca sau hỗ trợ hoặc tính thêm giờ công cho nhân viên ca trước để họ hoàn thành công việc của mình. Để hạn chế tối đa lặp lại những tình huống này, cần nhắc nhở và đề ra các cam kết nhằm thúc đẩy tập thể hướng đến tinh thần chủ động hơn trong ca làm.



5. Đánh giá và kiểm soát chi phí nhân sự
– Khuyến khích nhân viên làm việc tích cực & cho họ thấy thành quả của mình qua các bảng đánh giá hiệu quả công việc cụ thể
– Đảm bảo nhân viên làm việc theo giờ được xếp lịch và có khoảng nghỉ ngơi phù hợp
– Hỗ trợ & đảm bảo nhân viên chuẩn bị sẵn sàng trước mỗi ca làm
– Theo dõi tình hình doanh thu liên tục để kịp thời điều chỉnh số lượng nhân sự cho các ca sau

Chúc các bạn thành công!